На какой срок выдаются путевые листы

Какой срок действия путевого листа?

Также см.

Правило для всех

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Во-вторых, путевой лист – первичный документ, подтверждающий экономическую обоснованность расходов компании на автомобиль (зарплата водителя, ГСМ и т.д.).

Срок оформления

В 2020 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2019 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2019 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2019 года.

По новым правилам путевой лист должен оформляться (п. 10 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152):

• перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
• перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Таким образом, срок действия путевого листа легкового автомобиля не может быть больше продолжительности рейса или рабочего дня водителя. Аналогичное правило действует и для грузовиков.

Путевой лист на месяц: можно оформлять?

Путевой лист может быть оформлен на срок более одного дня, но не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152).

Минтранс в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ разъяснил, что путевой лист можно оформить одним из способов:

1. Выписать новый путевой лист.
2. Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

• показания одометра;
• даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
• даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

При этом все остальные реквизиты должны быть неизменными.

Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.

Таким образом, приходим к выводу:

Путевой лист на месяц (образец 2020) – скачать можно здесь

Для чего нужна путевка на легковой автомобиль и в какой форме ее заполнять

Путевой лист оформляется для правильной организации предпринимательской деятельности при использовании автотранспорта. Это позволяет чётко наладить всю работу, учесть время эксплуатации, а также избежать проблем с инспекциями ГИБДД.

Для чего нужен путевой лист?

Путевой лист для легкового автомобиля – это первоначальная документация, учитывающая перемещение легковой автомашины, принадлежащей субъекту бизнеса, обязательно заполняющаяся шофёром на момент настоящего рабочего дня.

Дорожный документ выполняет следующие функции:

1. Наблюдение за перемещением сотрудника.
2. Рассчитывается размер заработной платы шофёра.
3. Является снованием для списания эксплуатационных и топливных затрат.

Дорожный табель является важным документом в деятельности организации.

Необходимо верно систематизировать документальный оборот касательно эксплуатации служебной автомашины, несмотря на её вид, и форму собственности (личное авто или езда по доверенности на арендованном автомобиле).

Дорожный документ составляется для чёткого формирования бюджета, аргументирования расходов для оплаты налогов.

Указанный документ заполняется проверяющим функционального положения, медицинским работником, сотрудником заправочной станции, диспетчерской, бухгалтерией, начальником отдела и другими, где каждый оставляет свою запись.

Дорожный лист фиксирует:

• момент времени отъезда и приезда транспорта;
• информацию на спидометре;
• количество оставшегося горючего;
• пройденный маршрут.

Это один из документов, который просит предъявить дорожная инспекция при остановке, показывающий, куда направляется автомашина, и кто её собственник.

Такой документ также необходим руководству организации, позволяя понять, в целях компании применяется транспорт или имеются нарушения. В то же время дорожный лист является подтверждением для контрагента о факте оказания услуг. Оператор рассчитывает планируемые и настоящие затраты горючего, устанавливая производительность автомобиля. Налоговая инспекция также в первую очередь рассматривает указанный документ, поскольку он представляет собой первоначальную документацию, учитывающую деятельность с использованием данного транспортного средства, для установления правильности обложения налогов.

Дорожный табель фиксирует фактически отработанный период времени водителем, на основании которого начисляется заработная плата работнику.

Срок действия путевого листа легкового автомобиля составляет один день, но в отдельных случаях выписывается на месяц. Новый дорожный документ выдаётся шофёру только после сдачи предыдущего.

Можно ли не использовать путевые листы?

Возможны два случая, когда путевой лист для легкового автомобиля оформляется, а когда это необязательно:

1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется в нетранспортной деятельности, оформлять дорожный документ необязательно.
2. В иных случаях, когда собственником автомашины является какая-либо организация или предприниматель, применяя авто в своей деятельности, в том числе командировках, то дорожный табель необходимо составлять для планирования затрат на топливо и обслуживание. Исключением будут случаи использования компанией льгот, соответственно отпадает потребность в учёте затрат на налоги, и дорожный документ может не распечатываться.

Обязательность оформления указанного документа зависит в первую очередь от того, принадлежит авто физлицу или организации.

Однако в некоторых ситуациях путёвку оформлять всё же нужно, это касается грузоперевозок и транспортировки людей, что зафиксировано в правовых актах. В этих случаях оформление дорожных документов обязательно. За несоблюдение этого требования юридическое лицо или предпринимателя привлекут к административной ответственности.

Важным моментом является то, что организации, профессионально занимающиеся транспортировкой, оформляют указанный документ каждый день. В остальных случаях составляются путевые листы на месяц для легкового автомобиля.

Что изменилось в составлении путевого листа в 2018 году?

Декабрь 2017 года ознаменовал новый порядок оформления дорожных документов, утверждённый приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476. Новшество заключается в добавлении необходимых платёжных данных, а также разрешено не ставить штамп круглой формы, если это не предусматривается в своде правил, регулирующих деятельность организации.

С внесением изменений юридические лица и предприниматели в дорожном документе должны обязательно указывать государственный регистрационный номер.

До этого момента такие данные не требовались, указывались лишь:

• наименование фирмы;
• вид юридического лица;
• номер телефона и местоположение.

С 2017 года сведения о регистрационном номере стали обязательными.

Также изменения коснулись и технических данных, сейчас регистрируется не только информация со спидометра, но и делается отметка техническим работником, что именно он зарегистрировал данные, осуществил осмотр авто и выпустил на маршрут. Обязательно полностью расшифровываются Ф. И. О. всех контролёров.

Как заполнить путевой лист?

Путевой лист легкового автомобиля форма по окуд 0345001 имеет вид шаблона, заполняющийся обязательно с двух сторон непосредственно перед выходом транспорта на маршрут.

Первая страница документа заполняется следующим образом:

• в первую очередь в бланке заполняется серия и номер по порядку. Печать круглой формы с декабря 2017 года не проставляется. Ниже наименования формы указывается число его составления;
• далее заполняется наименование фирмы, адрес местонахождения, номер телефона. Согласно новым изменениям ещё указывается основной государственный регистрационный номер.
• правая часть таблицы проставляется кодом организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
• следом отмечаются данные транспортного средства: марка и номер государственного знака. В случае применения гаражного номера, его проставляют в таблице справа;
• затем заполняют данные о водителе, полностью ФИО, номер по табелю, серия и номер водительского документа, предоставляющего право вождения автомобиля, а также категории, доступные для данного шофёра;
• следующие поля заполняют специальные транспортные организации, если легковушка используется в качестве такси. Оформляется специальная лицензия, и организация оставляет записи о её виде и данные в отведённых для этого разделах;
• в последующей графе оператор прописывает поручение, выполняемое шофёром согласно путёвке. Как правило, указывается, кто будет эксплуатировать автомашину, строится маршрут, точное время начала и окончания работы. Подписав путёвку, оператор отдаёт документ лично в руки управляющему автомобилем.
• также на первой странице содержится раздел для технического работника, проверяющий общее состояние и работоспособность транспортного средства. Специалист фиксирует показатели работы авто, количество горючего на данный момент времени, и осуществляет заверку этой информации, подписав документ;
• соглашаясь с заполненными сведениями, принимая транспортное средство, шофёр подписывает путёвку;
• если автомашину необходимо заправить горючим, лицо, осуществляющее заправку, прописывает, сколько литров, и какого вида топлива было использовано, и также подписывает документ;
• после возврата транспортного средства с маршрута, оператор указывает настоящее число и время возвращения. Сведения об имеющихся нарушениях также вносятся в дорожный документ;
• технический специалист по окончании работы проверяет состояние машины, фиксирует показатели транспортного средства и оставшееся топливо. Далее шофёр и механик подписывают путёвку, осуществляя акт приёма автомобиля;
• оператор на основе полученных сведений рассчитывает расходную норму горючего, и в сравнении с использованным топливом выясняет повышение расхода или сбережение ресурсов.

Это подробное описание заполнения лицевой части образца путевого листа для водителя легкового автомобиля.

Обратная сторона заполняется исключительно водителем или третьими лицами, которых обслуживает указанный работник. Шофёр точно заполняет всю информацию о каждом выезде, местах отъезда и приезда, времени в пути и пройденном расстоянии.

Внизу на основе полученных сведений оператор подводит итоги работы по показателям времени и пройденного расстояния. Тут же указывается заработная плата по указанному дорожному документу из расчёта временных затрат и отработанного расстояния.

Каким образом хранятся путевые листы?

Порядок сохранения дорожных документов определяется следующими правовыми документами:

• Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 07.11.2017) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Целых 2 документа регулируют процесс сохранности путёвок, однако, противоречат друг другу.

Минтранс определяет срок хранения организацией дорожных документов не менее пяти лет, и в случае указания во внутренней документации срок может продлеваться.

Министерство культуры утверждает, что пять лет документы хранятся исключительно в случае проверки проверяющими организациями в этот срок.

Если контролирующий орган не осуществил проверку в течение этого времени, то ООО или ИП не вправе ликвидировать такие документы.

Кроме прочего, согласно приказу, только путёвкой можно подтвердить документально вредность работы шофёра, которую теперь уже необходимо сохранять не менее 75 лет.

Дорожный документ является бухгалтерской и налоговой документацией. В силу этого, в отношении указанного документа можно применить положения Налогового кодекса и закона о бухгалтерском учёте, согласно которым путёвки хранятся не менее 4 лет и 5 лет соответственно.

Какая ответственность и санкции предусмотрены за ненадлежащее оформление путевого листа?

Кроме налогового органа привлечь к ответственности за ненадлежащее оформление и отсутствие дорожного документа может ещё и ГИБДД.

Меры наказания за такие проступки определяются нормами КоАП:

1. По общему правилу, водитель самостоятельно отвечает за использование автомашины, соответственно, если он не имеет дорожного документа, ему выпишут штраф в размере 500 рублей. Также санкции коснутся и лица, которое должно было оформить указанные документы, размер штрафа составит 20 000 рублей. Организация, в свою очередь, понесёт наказание в виде штрафа в размере 100 000 рублей.
2. Дополнительной причиной ответственности являются ошибки в составлении путёвки, или недостаток необходимых записей. К примеру, если документ не содержит запись о пройденном медицинском осмотре, отвечающее лицо заплатит штраф в 5 000 рублей, а фирма 30 000 рублей.
3. Такие же санкции предусмотрены за отсутствие технического наблюдения автомобиля перед выходом на маршрут.

Уменьшение срока действия путевых листов с 1 марта 2019 года

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье речь пойдет об изменениях, которые вносятся в приказ министерства транспорта Российской Федерации “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов” с 1 марта 2019 года.

Сразу же хочу отметить, что нововведений немного и они небольшие. Однако если в Вашей организации оформляются путевые листы, то изменения следует учитывать в работе.

Введение понятия парковка

Первое нововведение заключается в том, что в тексте нормативного документа понятия “гараж (депо)” и “место постоянной стоянки” заменены на единое понятие “Парковка (парковочное место)”.

Напомню, что понятие парковка было введено в ПДД 6 августа 2013 года а в закон “О безопасности дорожного движения” – 12 мая 2016 года.

В данном случае приказ Минтранса РФ приведен в соответствие другим нормативным документам.

Введение предсменного технического контроля

Также в текст документа повсеместно добавлено новое понятие “предсменный контроль технического состояния”, которое используется наряду с понятием “предрейсовый контроль”.

Напомню, что начиная с 21 декабря 2018 года транспортное средство должно проходить либо предсменный, либо предрейсовый технический контроль.

Т.е. в приказе Министерства транспорта исправлено еще одно несоответствие.

Отмена штампов

Из порядка заполнения путевых листов полностью исключено упоминание штампов:

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

До 1 марта 2019 года штампы могли ставиться должностными лицами для заверения времени и показаний одометра при въезде или выезде с парковки, а также должны были ставиться при проведении медицинского осмотра водителя.

Начиная с 1 марта 2019 года слово штамп вообще исключено из приказа Минтранса. Теперь все операции должны заверяться только подписями.

Кроме того, медицинский работник теперь ставит в путевом листе фамилию и инициалы, тогда как ранее требовалось полностью писать имя и отчество.

Максимальный срок действия путевого листа

Ну и самое серьезное изменение затронуло срок действия путевого листа:

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

10. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Если автомобиль выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему, как и раньше, нужен один путевой лист на день.

Если же длительность рейса превышает 1 день, то путевой лист оформляется на целый рейс.

С одной стороны, из приказа исключено упоминание срока в 1 месяц, то есть с 1 марта 2019 года путевые листы могут выдавать и на более длительный срок:

Например, если автомобиль выполняет длинный рейс по территории страны и возвращается на место постоянной стоянки только через 6 недель, то ему достаточно одного путевого листа.

С другой стороны, до 1 марта 2019 года можно было оформить путевой лист на месяц и за этот месяц сделать несколько рейсов:

Например, путевой лист оформлялся на месяц и в течение этого месяца автомобиль многократно возвращался в организацию, т.е. выполнял несколько десятков рейсов.

Например, каждые 2 дня имел место новый рейс, а автомобиль отвозил товары в соседний город и возвращался обратно.

С 1 марта 2019 года такой вариант невозможен и на каждый рейс должен оформляться отдельный путевой лист.

В заключение предлагаю Вам самостоятельно изучить обновленный текст рассматриваемого нормативного документа:

Кроме того, действующие правила оформления путевых листов подробно рассмотрены в рамках отдельной статьи:

С какой периодичностью нужно оформлять путевые листы легкового автомобиля, используемого директором организации

Организация не является автотранспортной. Какова периодичность оформления путевых листов легкового автомобиля, используемого директором организации, которые ранее выписывались один раз в месяц?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В анализируемой ситуации путевой лист должен составляться на один день, до начала первого рейса.

Неправильное заполнение путевых листов может послужить причиной привлечения организации к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ.

Обоснование вывода:

Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта”, далее – УАТ). Часть 2 ст. 6 УАТ запрещает перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство.

Неприменение или неправильное заполнение путевого листа может послужить причиной привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Эти формы кардинально не изменялись. При этом порядок оформления путевых листов (обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, далее – Приказ N 152, а также Порядок) с 26.02.2017 был дополнен п. 16.1 о проставлении в путевом листе даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (приказ Минтранса России от 18.01.2017 N 17). Кроме того, небольшие технические дополнения оформления путевых листов в Приказ N 152 были внесены с 15.12.2017 приказом Минтранса России от 07.11.2017 N 476.

Для остальных (нетранспортных) организаций с 01.01.2013 формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются – лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ). Таким образом, организация (не являющаяся транспортной) имеет право самостоятельно разработать и утвердить форму путевых листов. При этом в утвержденной форме должны присутствовать реквизиты, предусмотренные Законом N 402-ФЗ и Приказом N 152.

Приказом Минтранса России от 21.12.2018 N 467 (далее – Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2019. В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен:

до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или

до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Ранее п. 10 Приказа N 152 звучал так: “Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца”.

Что касается возможности составления путевого листа в целом на месяц при условии выполнения рейсов каждый день, мнения контролирующих органов и судов по этому поводу всегда носили противоречивый и изменчивый характер.

С одной стороны, существовала позиция, что путевой лист выдается только на один день или смену. Например, в письме от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС Минтранс России указал, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Следовательно, по мнению финансовых органов, путевой лист может выдаваться на срок более одного дня и вплоть до месяца только в тех случаях, когда водитель направляется в длительные рейсы, не предполагающие его ежедневного возвращения к месту постоянной стоянки. Смотрите также письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, постановления АС Волго-Вятского округа от 27.11.2017 N Ф01-5193/17, АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16.

С другой стороны, высказывалась позиция, что путевые листы составляются с такой частотой, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов. Если оформление путевого листа на неделю (месяц, квартал) позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью путевой лист может подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Смотрите по этому поводу письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, постановления АС Северо-Западного округа от 19.05.2017 N Ф07-2695/17, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А56-10236/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282.

К сожалению, официальных разъяснений по ситуации с 01.03.2019 пока нет, судебная практика по объективным причинам не сформировалась. Поэтому мы можем высказать только свое экспертное мнение.

Исходя из формулировок Приказа N 467 полагаем, что путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного дня.

В случае, приведенном в вопросе (когда в течение дня водитель производит один или несколько рейсов), путевой лист должен составляться на один день, до начала первого рейса.

На информационном портале Роструда “Онлайнинспекция.РФ” в январе, апреле 2018 г. доводилась информация, что консультирование граждан по вопросам заполнения путевых листов не входит в компетенцию Роструда, по данному вопросу следует обратиться в Минтранс России. Аналогичное мнение высказывал и Минфин России (письмо от 09.02.2018 N 03-03-06/1/7855).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

– Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

– Вопрос: Организация – казенное учреждение системы МВД эксплуатирует более тысячи единиц транспортных средств. В казенном учреждении (далее – учреждение) автомобили выезжают ежедневно на суточное дежурство или несколько раз в день. С учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции от 1 марта 2019 г.) сохранилась ли возможность ведения месячных путевых листов? Или надо переходить на ежедневные путевые листы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2019 г.);

– Вопрос: Изменились правила составления путевого листа. В организации имеются как грузовые, так и легковые автомобили. Значит ли это то, что теперь необходимо заводить путевой лист на каждый день (в течение дня водитель производит 1-4 рейса)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Ответ прошел контроль качества

11 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как оформлять путевые листы по новым правилам

С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.

Сроки оформления путевых листов

Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.

Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.

Отметки о медосмотре

Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.

Показания одометра

Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника. Теперь подпись стала обязательна. Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить.

Ответственность за нарушения

Таблица 1. Штрафы за недочеты в путевых листах

В чем недочет

Кто вправе оштрафовать

Размер штрафа

на компанию

на гендиректора

на водителя

Как упростить ведение путевых листов

Что проверить еще

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.

С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.

Источники:

http://buhguru.com/putevye-listy/srok-dejstviya.html
http://avtoved.com/oformlenie/tehosmotr/putevoy-list-na-legkovoy
http://pddmaster.ru/novoe/putevoi-0319.html
http://www.audit-it.ru/articles/account/expenditure/a30/990652.html
http://www.klerk.ru/buh/articles/487868/