Личные поручения руководителя это

Личные поручения руководства – выполнять или не выполнять?

Более 70% работающих россиян, опрошенных специалистами компании HeadHunter, регулярно получают от руководства поручения личного характера. И только 16% респондентов эта ситуация возмущает.

Иногда начальник просит меня поискать в интернете нужную для него информацию, пару раз просил отвезти бумаги, когда водитель был в отпуске. Но меня такие просьбы не напрягают, — признается Надежда, инженер небольшого проектного бюро. — А зачем отказываться? Это просто нормальные человеческие отношения. Если мне надо в поликлинику или отпроситься по семейным обстоятельствам, шеф тоже всегда идет навстречу«.

44% из 9500 опрошенных HeadHunter выполняют поручения всегда, 55% допускают возможность отказаться, и лишь 1% постоянно отказывают начальникам в исполнении просьб личного характера. Большинство сотрудников воспринимают такие поручения и просьбы вполне адекватно: 15% — положительно, 70% — нейтрально. И только 16% категорически недовольны таким поведением боссов.

«В небольших фирмах волей-неволей сотрудникам приходится помогать руководителю решать его личные задачи, — подтверждает Борис Аль-Диджаили, генеральный директор издательской группы “Еже”. — В такой компании сложно скрыться, это как в семье. В больших организациях дистанция длинней. Там чаще всего барьер возводится намеренно, чтобы минимизировать контакты персонала и топ-менеджера. В таких компаниях весь груз неформальных поручений падает на плечи личного ассистента».

«Эксплуатация сотрудников возможна с их согласия. Я наблюдал рвение отдельных менеджеров в компаниях — таким образом они думали, что набирают очки и строят карьеру, — комментирует Иван Овчаров, генеральный директор коммуникационного агентства PR.Director. — К счастью, лично мне нечасто приходилось выполнять личные просьбы боссов, но если и приходилось, то это были задания, в которых я легко ориентировался: написать текст поздравления для родственника, помочь с подготовкой свадьбы. К слову, личные поручения выполнялись в рабочее время, так что оставаться после работы не было необходимости».

Лишь 8% опрошенных на просьбы руководителя тратили личное время, 52% всегда могли выполнять такие поручения в рабочее время, остальным иногда приходилось и задерживаться после работы.

Чаще всего просьбы поспособствовать в решении каких-то личных вопросов от начальства получают представители автомобильного бизнеса (82%), юристы (81%), госслужащие (80%). Собеседник «Ведомостей» Андрей, учащийся в ординатуре одного из медицинских НИИ, удивлен, что нашлось 29% сотрудников медицинской сферы, которым удалось избежать поручений личного характера. «Личные поручения — распространенная практика в медицинских научных кругах. По сути, это замаскированная дедовщина, — возмущается Андрей. — Мне приходилось двигать мебель в кабинете, перевозить личные вещи научного руководителя, ездить к нему домой за забытым мобильным телефоном. А отказывать не принято. Иначе положительного отзыва на свою работу не получить».

Самые распространенные личные просьбы боссов — что-то забрать, привезти или купить (58%), сделать заказ по телефону. Звонить куда-то по просьбе шефа приходилось 57% опрошенных. 43% готовили проект, не имеющий отношения к их работе, 14% регулярно выполняют просьбы принести чай/кофе. А 4% признались, что присматривали за детьми начальника и кормили его домашних животных.

Как ни странно, судя по опросу, мужчины получают подобные поручения чаще женщин — 75% против 67%. Возможно, по той причине, что процент руководителей-мужчин в российских компаниях выше, а поручения порой носят совсем уж личный характер. Один респондент признался, что покрывал начальника перед женой, пока тот отдыхал на курорте, другой на свое имя арендовал квартиру для любовницы босса.

«Соблазн “путать личную шерсть с общественной”, как говорил известный персонаж, у руководителя любой компании, безусловно, есть, — признает Владимир Зверев, директор агентства “Полезные связи”. — И если оплачивать развлекательный вояж в Санкт-Петербург “на конференцию” из представительских расходов могут себе позволить по этическим соображениям далеко не все, то, совершенно точно, каждый руководитель хотя бы раз в жизни нагружал секретаршу работой по подбору дома отдыха для тещи или по выяснению расписания самолетов для перелета любимой супруги. С одной стороны, референт и нанят на работу для облегчения жизни руководителя, с другой — сотрудник финансируется из ФОТ компании, а значит, по идее, должен выполнять только служебные корпоративные работы».

44% опрошенных от выполнения личных поручений никакой практической выгоды не получают, 11% достаются премии и бонусы, 31% таким образом завоевывает лояльность, 7% дальновидно рассчитывают, что теперь начальник окажется у них в должниках, а 2% надеются избежать увольнения. 24% признались, что рассчитывают на похвалу.

«Для меня не проблема чем-то помочь. Но когда по просьбе финансового директора я потратила 3,5 часа, чтобы внести предоплату за его личный автомобиль в автосалоне, а он мне не сказал потом даже “спасибо”, было очень обидно», — вспоминает Алла Антюхина, специалист по лизингу.

«Я личных поручений сотрудникам не даю и считаю, что профессиональный руководитель так поступать не должен, — категоричен Юрий Вировец, президент компании HeadHunter. — Признаюсь, даже не могу вспомнить, чтобы кто-то из моих знакомых руководителей практиковал подобные поручения. Во-первых, это вредит деловым отношениям, которые часто с большим трудом налаживаются, а во-вторых, может смутить сотрудника. Деловые отношения — отдельно, личные — отдельно, только так нужно строить общение. Подчиненный, конечно, может стать хорошим другом, но тогда это совершенно другое дело».

Личные просьбы начальства: можно ли с этим бороться и как

Специалисты рекрутинговой компании HeadHunter пару лет назад провели любопытное исследование, в результате которого выяснилось: из почти 10 000 работающих россиян более 70% регулярно получают от непосредственных руководителей поручения личного характера. При этом подавляющее большинство респондентов воспринимают сей факт вполне спокойно. И только 16% возмущает такое поведение боссов.

В чем причины такой готовности выполнять просьбы начальства? Во-первых, немалую роль играет восточная составляющая нашего менталитета, когда значимость человека определяется его местом на социальной лестнице. Начальству нужно служить, повиноваться, ведь от него зависит наше благосостояние, статус, душевное спокойствие.

Во-вторых, мы зачастую относимся к своей работе и к рабочему коллективу как к некоему продолжению своей семьи. И для нас не выполнить личное поручение шефа — все равно что отказать родственнику.

МНЕНИЕ

“ Мой шеф иногда просит меня поискать для него нужную информацию в Интернете, пару раз просил отвезти документы, когда водитель болел. Но меня это не напрягает, просто у нас нормальные человеческие отношения. Зато если мне надо сходить в поликлинику или взять отпуск по семейным обстоятельствам, начальник всегда идет мне навстреч у ” .

Тамара,
бухгалтер, г. Петрозаводск

Кроме того, многие подчиненные выполняют просьбы своего руководителя, чтобы продемонстрировать свою лояльность и заработать себе дополнительные очки в его глазах.

Самые распространенные личные просьбы начальников — что-то забрать, привезти или купить, позвонить куда-нибудь. Однако есть и такие оригиналы, которые просят присмотреть за их детьми, выгулять или покормить домашних питомцев.

Когда «начальственные» просьбы случаются нечасто, с ними еще можно мириться: почему бы и не выручить, ведь не посторонний, в общем-то, человек просит. Но если это уже превратилось в систему, нужно немедленно искать выход из сложившегося положения. Согласитесь, ведь вы 5— 6 лет учились в вузе (а может, и не в одном), работали в поте лица, набираясь профессионального опыта, посещали различные курсы повышения квалификации вовсе не для того, чтобы бегать в магазин за булочками шефу или забирать его костюм из химчистки.

Выполнение просьб: чего мы ждем и чем рискуем

У нас есть определенные позитивные ожидания, связанные с выполнением просьбы руководства. Но каждому ожиданию соответствует и определенный риск.

Как грамотно сказать начальнику «нет»

Отказывать шефу нужно с умом, чтобы не навредить себе. Вот несколько правил.

ПРАВИЛО 1. Справьтесь с нахлынувшими эмоциями.

Даже если прозвучавшая просьба глубоко вас возмутила, не показывайте этого. Если вспылить, количество проблем только увеличится. Ведь потом придется разбираться еще и с тем, что вы успеете наговорить, не контролируя себя. Вдруг вы припомните, что «на вас все ездят», и тогда обидятся уже ваши коллеги, или «вообще не нанимались», и тут уже будет о чем задуматься работодателю.

ПРАВИЛО 2. Аргументируйте свой отказ.

Аргументов для отказа немало. Предлагаем несколько вариантов.

Личные поручения руководителя

Список сообщений топика “Личные поручения руководителя” форума Обмен опытом > Образование и работа

Тут важно, что Вас напрягает, а что нет.
Если бы меня посылали в аптеку или сберкассу, я бы напряглась, для этого в фирме должны быть курьеры 😉

Если бы мне пришлось выходить в выходные без особых на это причин, да еще и выполнять в выходной личную просьбу, то тоже напряглась бы.

А если это в офисе и в служебное время, то не вижу ничего плохого в личных просьбах. Так или иначе, основная функция помощника – экономить время руководителя.

Мне было забавно, когда я обзванивала турфирмы и узнавала инфу о 5 звездочных отелях на самых дорогих курортах, а менеджеры все время задавали мне один и тот же вопрос: “а чего бы Вам самой хотелось?” 🙂

Ну и конечно з/п должна быть адекватной. 🙂

Слушайте, ну за Ваши муки Вам зарплата космическая должна полагаться была))))
Одна водка “Белое золото” чего стоит)))

Единственное “но”: мне кажется, автор топика имел в виду именно “помошника руководителя”, а не “личного помошника”.

Ой, еще одно “но”: процесс работы над своей квартирой ЛИЧНО мне доставлял огромное удовольствие))))

Кстати, чем Вы занимаетесь сейчас, если не секрет?

Водка была еще не самым забавным в этой работе))

мой шеф был Геной компании, так что официально я была личным помощником Генерального директора 🙂

Сейчас работаю рекрутером в отделе персонала холдинга – денег гораздо меньше, но работа значительно интререснее. И в секретари/помощники/ассистенты больше ни ногой.

О, как люди интересно живут (с) =)))

Удачи Вам, Вы очень колоритная и харизматичная девушка)

Да не то слово!
Причем, как показывает практика, чем выше статус руководителя и чем большими деньгами он распоряжается, тем веселее и разнообразнее жизнь у его помощника.

Удачу поймала за длинный хвостик и прикрутила к оконной раме, теперь буду понемногу пользоваться. Спасибо! 🙂
А вот как можно определить степерь колоритности и харизматичности по не скольки репликам, я не поняла))

Ну прям Симорон в действии)))) Смотрите, чтобы хвостик не открутился))))

Что же касается людей – можно и по одной фразе, а не по нескольким)))) Вы открыты для общения, не косноязычны, ироничны и доброжелательны, излучаете позитив)

Побольше бы таких людей вокруг)

Я работала личным помощником примерно два года назад. Вопрос “Одежду заказываете?” не поняла, извините.
В сопровождение на выставках входит именно сопровождение. Постоянная готовность снабдить шефа материалами и любой информацией, соединить с нужными людьми, записать какие-то сведения. Ноутбук, два спутниковых телефона, доброжелательная улыбка.

У меня такое ощущение, что Вы вообще не представляете, чем личный помощник отличается от секретаря или любовницы.

“У меня такое ощущение, что Вы вообще не представляете, чем личный помощник отличается от секретаря или любовницы.”

очень точно подмечено 😉

Я однажды гостиницу для собак ему искала и когда останкинская башня сгорела, то 4 часа дозванивалась в нтв+ 🙂

Может по договору подобными вещами помощники и не должны заниматься, но реально занимаются.

Я знаю одну такую парочку: директор и помощник (парень). Они уже много лет переходят вдвоем в новые фирмы и на новые должности. В смысле мужчина-начальник растет, а парень все время у него помощником работает. Парень полностью в курсе дел своего начальника, они даже в кабаки ходят вместе.:-)

У нас в фирме иногда прикалывались, что может у них любовь ;-). Но на самом деле просто хорошие отношения. Парень-помощник очень толковый парнишка, но он именно исполнитель, желания двигаться куда-то у него нет. Говорит, что ему и так не плохо 🙂

Я когда-то работала помощником, была в курсе всего, подписывала за директора внутренние документы всегда, внешние в случае необходимости. Отношения были просто отличные (но только рабочие). А потом однажды он меня подставил, чтобы сохранить свою репутацию перед генеральным. Я обидилась и ушла. Говорят, что помощника у него больше так и не появилось.

Ну я достаточно стрессоустойчива, чтобы не обращать внимание на плохое настроение начальника и т.п. мелочи. Но у меня ситуация была именно подлая. Виноват был шеф, ошибки были сделаны до моего появления в фирме. Разгребала проблему я. А когда его генеральный зачем-то перед подчиненными обвинил в том, что это он виноват в случившемся, то мой шеф начал меня планомерно подставлять (те. не в один день, а целеноправленно к этому подводил), чтобы в результате виноватой оказалась я. И на одном из следующих совещаний в мой адрес высказал дословно то, что в его адрес говорил генеральный не так давно.

Учитывая, что рабочий день дошел до 15 часов с еженедельными командировками, то продолжать в том же темпе работать с человеком, который меня так приложил, я не посчитала возможным.

В той фирме были очень своеобразные порядки. Пока человек там работал, фирма его обеспечивала и защищала. Я на работе тратила 20 руб в день на трамвай, все остальное обеспечивалось за счет фирмы. Фирма давала без %% кредиты на квартиры, помогали, если у кого-то были еще какие-то трудности вне работы. Но. все, кто уходил, уходили без расчета.

Я в последний свой день работы, после 15 часой пахоты в течение 2 недель, попросила 3 выходных, из которых 1 был праздничный. Мне дали только 1.

По скольку еще наложился серьезный конфликт с шефом, я приехала, собрала вещи, расчитала себя из служебных денег в соответствии с официальной оплатой (в расчете по фактически отработанным дням) и написала записку с объяснением почему ухожу и уведомлением, что я рассчиталась из служебных денег, расчет приложила.

Я потом пару лет переживала, что ушла так не красиво. Но уйти “красивее” из этой фирмы возможности не было 🙁

Должностные обязанности помощника руководителя

Кто такой помощник руководителя

Помощник — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник руководителя реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в кампании.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция — это документ, который содержит несколько ключевых разделов: перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. В инструкции, которую претендент на должность ассистента обязан внимательно изучить и подписать, подробно изложено, что входит в обязанности помощника руководителя.

Общие положения

Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

• исполнительность, ответственность;
• грамотность, аккуратность;
• стрессоустойчивость, инициативность;
• обучаемость, трудолюбие;
• позитивность, дипломатичность;
• выносливость, усидчивость;
• коммуникабельность;
• честность, преданность;
• дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным Приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

• образование — среднее специальное;
• дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
• требования к опыту — не предъявляются;
• особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. Постановлением Минтруда № 37 от 21.08.1998 в Квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ней, должностные обязанности помощника руководителя сводятся к таким функциям:

• осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
• ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
• организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации, функции менеджмента в целом одинаковые. Обязанности помощника сводятся к:

• выполнению личных поручений и просьб начальника;
• ведению документации;
• сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
• координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
• организации звонков для руководителя;
• ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
• принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всех информационной базой;
• организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
• осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
• обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
• участию по необходимости в переговорах;
• организации презентации компании.

Права

Какие обязанности есть у ассистента директора и какие права закреплены за ним, определяется локальным нормативным актом организации. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

• вносить предложения по улучшение своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
• требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и в ряде случаев уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента может наступить за:

• нанесение материального ущерба организации;
• халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
• занятие личными делами в рабочее время;
• невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
• грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
• действия вне своей компетенции.

Личные поручения руководителя это

Одна моя подружка не так давно искала работу в качестве секретаря или личного помощника. На глаза ей попалась одна весьма интересная вакансия с хорошим окладом. Девушка отправила резюме, получила приглашение на собеседование, встретилась с нанимателем и рассказала мне о результатах.

«Прихожу я, значит, в офис. Все тип-топ, хорошая мебель, современная техника, уютненько так. Встречает директор, вполне себе приятный дядька, с виду абсолютно адекватный. Начинаем разговор. Функционал в общем-то стандартный: делопроизводство, переводы, чай-кофе, посетители, звонки, «канцелярка», билеты-визы. Я уже мысленно вживаюсь в интерьер приемной. И тут директор выдает, что есть один маленький нюанс. Рабочий день начинается в 9.00, я должна в 8.00 приезжать на служебной машине к нему домой(!), готовить кофе, будить его, и пока он завтракает, согласовывать с ним график его дел на день. Вечером после работы я опять же должна отвозить его домой и обсуждать планы на завтра. Я, признаться, немого опешила. Заметив мое замешательство, потенциальный директор поспешил меня успокоить: «Нет-нет, вы не подумайте, ничего личного. Просто я так привык. Вы подумайте».

Подружка подумала и от места все же отказалась. Зато у меня появилась тема для очередной статьи.

Очень часто при поиске секретаря указывается, что в число его обязанностей будет входить «выполнение личных поручений руководителя». Каких именно и насколько личных — как-то не конкретизируется. Это неудивительно, ведь диапазон возможных вариантов поистине безграничен: от «заказать летнюю резину» до «зайти поговорить». Чтобы в этом убедиться, достаточно поговорить с секретарями «при исполнении» или просто заглянуть на пару-тройку тематических форумов.

Отношение секретарей к такого рода поручениям разное: от откровенного подтрунивания над теми, кто эти поручения дает (то есть над своими начальниками) до неподдельного негодования: «Да за кого он меня принимает?!». Это легко объяснимо, ведь одни поручения действительно совершенно необременительны, временами даже забавны, другие похожи на увлекательную головоломку, решать которую интересно и иногда весьма полезно, а третьи вызывают откровенное недоумение и порождают мысли о смене работы.

Немало споров вызывает и то, как следует определять, является поручение сугубо личным или все же связано с выполнением непосредственных должностных обязанностей. В частности, в случае с селедкой, вынесенном в эпиграф статьи, одни девушки заявили, что не видят ничего зазорного в том, чтобы застирать пятно, хотя бы потому, что директор — мужчина и сам «сто процентов брюки испортит». Другие же, напротив, возмутились, утверждая, что секретарь — не прачка, и вообще, вид шефа в трусах, протягивающего перемазанные селедкой брюки, энтузиазма ну никак не вызывает. Однако больше всего негодования у секретарей, как выяснилось, вызывают поручения шефа, конечными адресатами которых являются его родственники, отпрыски, жены, любовницы и друзья-приятели. Потому что одно дело — придумать поздравление «не из Интернета» и купить какой-то неординарный подарок для партнера по бизнесу (даже если этого партнера секретарь никогда в глаза не видел и представление о нем имеет весьма смутное). И совсем другое — писать курсовую для жены шефа, которой вдруг взбрело в голову получить высшее образование.

Систематизировать личные поручения руководителя, с которыми может столкнуться секретарь в процессе работы, довольно сложно в силу их многообразия. Однако давайте все же попытаемся.

Источники:

http://hr-portal.ru/article/lichnye-porucheniya-rukovodstva-vypolnyat-ili-ne-vypolnyat
http://glavkniga.ru/elver/2013/5/627-lichnie_prosibi_nachalistva_mozhno_s_etim_borotisja_kak.html
http://eva.ru/static/forums/36/2006_9/724104.html
http://clubtk.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-pomoshchnika-rukovoditelya
http://profmedia.by/pub/sec/art/74668/