2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Содержание

Какой интервал должен быть в документах

Минский городской исполнительный комитет
220030, Минск, проспект Независимости 8, mgik@minsk.gov.by

  • Власть
    • Республиканские государственные органы
      • Комитет государственного контроля Республики Беларусь
      • Управление КГБ по г.Минску и Минской области
      • Прокуратура города Минска
      • Управление Следственного комитета Республики Беларусь по г. Минску
      • Инспекции МНС Республики Беларусь по городу Минску
      • Минское городское управление МЧС
      • Минский городской комитет природных ресурсов
        и охраны окружающей среды
      • Минское городское агентство по государственной регистрации
      • Минский городской центр гигиены и эпидемиологии
      • Главное статистическое управление города Минска
      • Минское городское управление по надзору
        за рациональным использованием ТЭР
      • Минское городское управление Фонда социальной защиты
      • Представительство Республиканского центра по оздоровлению
        и санаторно-курортному лечению населения
      • Управление Государственного комитета судебных экспертиз Республики Беларусь по г.Минску
    • ПРЕДСТАВИТЕЛЬНАЯ ВЛАСТЬ
    • Мингорсовет депутатов
    • Депутаты Палаты представителей от г. Минска
    • Члены Совета Республики Национального собрания от г. Минска
    • ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ВЛАСТЬ
    • Мингорисполком
    • Руководство Мингорисполкома
    • Структурные подразделения Мингорисполкома
      • Комитеты
      • Управления
      • Главное управление внутренних дел
    • Администрации районов г. Минска
      • Заводской район
      • Ленинский район
      • Московский район
      • Октябрьский район
      • Партизанский район
      • Первомайский район
      • Советский район
      • Фрунзенский район
      • Центральный район
    • СУДЕБНАЯ ВЛАСТЬ
    • Минский городской суд
    • Экономический суд города Минска
    • ПРЕДПРИЯТИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ
    • Предприятия и организации
  • Администрации районов Минска
    • Заводской район
    • Ленинский район
    • Московский район
    • Октябрьский район
    • Партизанский район
    • Первомайский район
    • Советский район
    • Фрунзенский район
    • Центральный район
  • О Минске
    • Устав города
    • Символика
    • История города
    • Руководители города с 1879 года
    • Общие сведения
    • Почетные граждане
    • Минчане года
    • Города-побратимы
    • Знаменательные даты
    • Фотогалерея
    • Видеоролик о г.Минске
    • Экскурсионный путеводитель
  • Одно окно
    • «Одно окно» Мингорисполком
    • «Одно окно» Заводской район
    • «Одно окно» Ленинский район
    • «Одно окно» Московский район
    • «Одно окно» Октябрьский район
    • «Одно окно» Партизанский район
    • «Одно окно» Первомайский район
    • «Одно окно» Советский район
    • «Одно окно» Фрунзенский район
    • «Одно окно» Центральный район
  • Обращения
    • Электронные обращения
    • Запись на прием к главам администраций районов г. Минск
    • Нормативные документы
    • График «прямых телефонных линий»
    • Графики приема граждан и юридических лиц
    • Ответы на электронные обращения, носящие массовый характер
  • Объявления
    • Конкурсы
    • Аукционы
    • Аренда помещений
    • Закупки
    • Все объявления
  • Контакты

  1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее — настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее — документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 — 95) «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 «Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов» (далее — СТБ 6.38 — 95).

Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

2.1. формат А4 (210 х 297 мм) — для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем — формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

  • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
  • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
  • межстрочный интервал: для формата А 4 — одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 — точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
  • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
  • выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
  • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 — 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).


2.2. для тезисов выступлений:

  • формат А4 (210×297 мм);
  • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
  • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
    16 пт (в заголовках — полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
    курсив, размер 14 пт);
  • межстрочный интервал полуторный (в заголовках — точно 12 пт);
  • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
  • выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
  • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

  • Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
    Например:

    При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
    Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков (70 мм).

    От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

    Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

    Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

    Реквизиты «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу» оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

    Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
    При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

    Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст — через межстрочный интервал точно 14 пт.

    В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

    10.1. для рефератки малого размера:

    • формат А6 (105 х 148 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 10 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

    10.2. для рефератки среднего размера:

    • формат А5 (148 х 210 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

    10.3. для рефератки большого размера:

    • формат А4 (210 х 297 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов.

  • Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
    • поля страницы: верхнее и нижнее — 20 мм, левое — 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого — до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

  • В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
    • межстрочный интервал — точно 9 пт.

    Например:

    Новый гост для оформления документов

    Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

    Мы прочитали его весь — вот главное.

    Как составлять документы по госту

    Вот несколько советов из стандарта:

    1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
    2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
    3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
    4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
    5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
    6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
    7. Печать не должна заходить на подпись.
    8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
    9. На копии надо написать, где находится подлинник.
    10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

    Зачем гост для документов

    В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

    У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

    Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

    Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

    Когда документ на нескольких страницах

    Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

    У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

    Шрифты — бесплатные

    Шрифты рекомендуют такие:

    1. Times New Roman, размеры 13, 14.
    2. Arial, 12, 13.
    3. Verdana, 12, 13.
    4. Calibri, 14.

    Или похожие по начертанию и размеру.

    В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

    Отступы и интервалы

    Абзацный отступ — 1,25 см.

    Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

    Вот требования к интервалам:

    1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
    2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
    3. Между буквами — обычный.
    4. Между словами — один пробел.
    5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
    6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

    Минимальные поля для всех документов:

    • левое — 20 мм;
    • правое — 10 мм;
    • верхнее — 20 мм;
    • нижнее — 20 мм.

    Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

    Выравнивание — по ширине

    Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

    Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

    Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

    От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

    Реквизиты документа

    Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

    В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

    По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

    Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

    1. 19.10.2018;
    2. 19 октября 2018 г.

    Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают Это пример оформления продольного бланка из госта для документов

    Отметка о коммерческой тайне

    Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

    И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

    Как указать адресата: кому и куда

    Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

    Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

    Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

    Министерство финансов Российской федерации

    Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

    ООО «Завод Литий»
    Начальнику транспортного цеха
    Петрову П. П.

    Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

    А теперь — после фамилии:

    А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

    Если адресатов несколько

    По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

    1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
    2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

    Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

    Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

    Заголовок документа

    Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

    Использование шрифтов в официальных документах по ГОСТу

    Слово «шрифт» произошло от немецкого schreiben — «писать». Это комплект букв, цифр и других символов, разработанных в едином стиле. Каждый такой набор имеет свое название (тип) на латинице и характеристики: размер, начертание, насыщенность, емкость, удобочитаемость.

    Официальные документы

    Составление основной массы официальных печатных документов не регламентируется строго по ГОСТу. Шрифт подбирается исходя из области применения. Так, в бухгалтерском деле важна хорошая читабельность цифр; для документов, обрабатываемых преимущественно в электронном виде, используются стили, удобные для чтения с монитора (Arial, Helvetica, Verdana); где-то отдают дань печатной машинке и применяют системы с одинаковой шириной символов (Courier). Обычно ведомства или крупные предприятия разрабатывают свои внутренние стандарты для ведения документооборота, которых и придерживаются все исполнители этой организации.

    Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri. С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности. Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты. Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.

    Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах. По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них — это размер. При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.3528 мм или примерно 1/72 дюйма. Часто применяется и 14-й шрифт.

    Техническая документация

    Но существует тип документации, для которой ГОСТы все же разработаны. Речь идет о ГОСТ 2 .105−95, устанавливающем общие правила для текстовых документов на технические изделия и строительство.

    Следующий стандарт регламентирует общие требования к построению и правилам оформления технических и научных отчетов, для которых важно единство выполнения для обмена и обработки в информационных системах. Это ГОСТ 7 .32−2001. Он хорошо знаком всем студентам и работникам проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций.

    Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов. Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста. Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.

    Параметры страницы

    В Ворде стандарты предписывают установить следующие настройки:

    1. Тип бумаги: печатная белая.
    2. Формат бумаги: A 4 (210×297 мм).
    3. Ориентация: книжная.
    4. Положение переплета: слева.
    5. Поля: левое — не менее 30 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм.
    6. Шрифт: черный, размером не менее 12 pt.

    Регламентируются также отступы в Ворде. По ГОСТу 7.32−2001 они такие:

    1. Красная строка (абзац) — 15−17 мм (с абзацного отступа, помимо собственно абзацев, записывают все разделы с подразделами и пункты с подпунктами).
    2. Отступы слева и справа — отсутствуют.
    3. Интервалы перед и после абзацев — отсутствуют.
    4. Межстрочный интервал — полуторный.
    5. Выравнивание — по ширине, т. е. текст равномерно распределяется между левым и правым краем за счет дополнительных интервалов внутри строки, если это необходимо.

    Эти требования обязательны для печатных отчетов о научно-исследовательских работах. Для остальной документации они носят рекомендательный характер.

    Существует также ГОСТ Р 6.30−2003. Он устанавливает опять же рекомендуемые (необязательные) требования для состава реквизитов документов и их оформления, а также для унифицированных бланков. Поля в Ворде по ГОСТу Р 6.30−2033 должны быть: верхнее, нижнее и левое — не менее 20 см, правое — не менее 10 мм. Это не противоречит предыдущим рассматриваемым ГОСТам. Для некоторых бланков возможен формат бумаги A 3.

    Итак, мы выяснили, что для различных документов шрифт подбирается исходя из целесообразности, максимально удобочитаемый. Так, для распечатываемых впоследствии документов хорошо подходит Times New Roman. Во многих организациях он используется до сих пор, хотя в последних версиях Ворда маркетологи Microsoft от него отказались как от стандартного. Правда, в последнее время он стал уступать так называемым рубленым шрифтам, тому же Arial. Это связано с увеличением электронного документооборота. Однако ГОСТы предъявляют требования к оформлению печатной страницы в целом и к характеристикам шрифтов в том числе.

    Видео

    Из этого видео вы узнаете, как форомлять текстовые документы в Microsoft Word.

    Правила оформления текста в редакторе Microsoft Word

    ВНИМАНИЕ!

    ISBN присваивается только в случае

    соблюдения требований Издательства

    к оформлению макетов

    Размер и ориентация страницы

    В тексте допускаются таблицы в альбомном

    правое и левое поле

    По 2 см с каждой стороны

    Не использовать для установления

    абзацного отступа клавишу Пробел

    и табуляцию!

    Times New Roman, размер шрифта – 16.

    Возможны другие шрифты,

    это предварительно обсуждается

    Снизу по центру, 14, Times New Roman

    (или шрифт текста, если он другой).

    Текст начинается с 1-й страницы.

    Титульный лист — это 1 страница.

    НО: на титульном листе и подтитуле (2 стр. с аннотацией) номер не ставится

    Нужно поставить автоматическую расстано- вку переносов.

    Путь: Разметка страницы — Расстановка переносов — Авто

    Не ставить лишних пробелов между словами.

    Перед знаками , =, +, -, %, №, единицами измерения, инициалами и после них ставится пробел

    В числовом промежутке перед тире и после него пробелы не ставятся:

    Пример: 23–30, XIX–XX, 1890–1896

    Не допускать висячих строк, т. е.

    1) одной строки из абзаца на следующей странице

    2) трех-четырех букв в строке. Пример: Вот

    Слово «так» надо подтягивать на предыдущую

    1) Устраняется уплотнением межстрочного интервала.

    2) Может устраняться уплотнением межбуквенного интервала нескольких слов в предложении не более чем на 0,3 пункта.

    Путь:

    Шрифт – Интервал – Уплотненный – 0,3

    Для тектов на русском языке используются кавычки: « »,

    Для текстов и слов на английском языке –

    Жирный шрифт. В конце точек нет. Главы – прописными, подзаголовки – строчными буквами. В заголовках нет абзацного отступа, нет переносов. Предлоги, союзы распо- лагаются на второй строке заголовка.

    Рисунки и подрисуночные подписи

    Располагаются по центру. После рисунка пропускается строка.

    Пример: Рис. (пробел) 1. (пробел)

    Название рисунка (в конце точки нет)

    Рис. 1. Название рисунка

    Нумерация рисунков – по главам

    (для большого текста).

    Ссылка на рисунок в тексте идет до самого рисунка.

    Рисунки не должны распадаться на части, все должно быть в единой картинке, сгруппи- ровано.

    Таблица не должна выходить за поля листа. Для этого: курсор на таблице – щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем слово Автоподбор, а затем Автоподбор по ширине окна

    Слово «таблица» пишется курсивом и распо- лагается по правому краю, далее – название по центру. После названия пропускается строка.

    Набираются в редакторе формул Math Type. Не размещать сканированные формулы!

    Латинские буквы наклонные, русские – прямые. Слово «где» после формулы – без абзацного отступа. Формулы располагаются по центру, их нумерация – по правому краю.

    СОДЕРЖАНИЕ

    Автор сам составляет содержание своего произведения. Содержание составляется автоматически, если вы задали стиль заголовков. Но если вы создали документ, не использую эту функцию, то содержание и оглавление составляются вручную — в таблице. Один столбец – название частей, второй – номера страниц. Границы таблицы делаются невидимыми.

    В названиях частей нет переносов. Предлоги, союзы располагаются на второй строке за- головка.

    Должны быть на 2 кегля меньше размера основного текста (если текст 16 кегль, то сноски – 14)

    Тире между частями описания в биб­лиографических ссылках отсутствует (это допускается ГОСТ Р 7.0.5-2008).

    (ЛИТЕРАТУРА)

    Имеет заголовок ЛИТЕРАТУРА

    Образец оформления списка литературы находится во вкладке Примеры полного библиографического описания

    Важно! Список литературы (ГОСТ 7 1-2003) и сноски (ГОСТ Р 7 0 5-2008) оформляются по-разному.

    Во всем списке в нужных местах должно быть тире – , а не дефис -.

    Отступы в ворде — правила оформления по ГОСТу

    Шрифт текста и параметры страницы

    Для текстовой документации предусмотрены шрифты по ГОСТу для word. Отступать от норм недопустимо.

    • Times New Roman, размер не меньше 12;
    • Verdana, размеры 12 и 13;
    • Calibri, размер 12;
    • Arial, размеры 12 и 13;

    При написании курсовой, дипломной работы и рефератов используют стандартный шрифт документа Word — Times New Roman 14. При использовании различной информации (формул, терминов), которую следует выделить, разрешено применение любого шрифта. Использование полужирного шрифта не допускается.

    Перед началом работы нужно выставить параметры страницы по ГОСТу в Ворде.

    • Поля в ворде по ГОСТу;
    • Красная строка (абзац);
    • Размер бумаги;
    • Ориентация «Альбомная»;
    • Разметки.

    Поля и отступы

    Межгосударственным форматом предусмотрены стандартные поля в Word и отступы. Отступ в каждом абзаце должен равняться 1,27 сантиметрам. Размеры полей по ГОСТу в текстовых документах должны отвечать следующим параметрам: верхнее и нижнее — 2 сантиметра, правое — 1 сантиметр, левое — 3 сантиметра.

    Межстрочный интервал

    При печатании текстов необходимо придерживаться интервала 1−1,5. Указанная норма увеличивается до двух для документов, у которых при издании масштаб становится меньше. Пробел между словами — один. Разделяются буквы простым интервалом.

    Оформление заголовка и подзаголовка

    Все заголовки должны быть расположены в середине строки. Заголовки разделяют тройным интервалом сверху и снизу. ГОСТом рекомендовано каждую главу (раздел) начинать со следующей страницы. Также должны соблюдаться следующие условия:

    • Нумерование цифрами каждого раздела и подраздела по всему основному документу.
    • Разделы и подразделы всегда должны именоваться: недопустимо оставлять пустые строки.
    • Обозначаются подзаголовки таким образом: нумеруется заголовок по порядку, затем через точку пишется номер по порядку подзаголовка (после номера заголовка и подзаголовка точки не ставятся).
    • Подразделы и разделы начинаются с абзаца и с большой буквы (в конце точка не ставится).
    • Если раздел состоит из двух предложений, то между ними обязательно ставится точка.
    • Запрещено переносить слова.
    • Введение и заключение нумерации не подлежат.

    Нумерация листов

    Все страницы текстового документа должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Нумерации подлежит и титульный лист, но сам номер на нем не ставится. Номер по порядку должен находиться посередине нижней части страницы без точки.

    Пронумерованными должны быть картинки и рисунки. Нумерация осуществляется посредством цифр. Как правило, рисунки центрируют по горизонтали. Пропускается одна строка перед и после рисунков. При маленьком размере рисунка разрешено его нахождение справа от текста. При этом отступ от основного текста должен составлять 0,5 сантиметра.

    Составление документов по ГОСТу

    Необходимо рассмотреть параметры, какие используют при составлении того или иного документа, согласно ГОСТу по оформлению документов.

    Относительно большинства предпринимательских документов ограничения в оформлении отсутствуют. Официальная или техдокументация должны соответствовать критериям ГОСТа.

    При составлении служебной документации шрифт используется по ГОСТу не для основного документооборота. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, которые указаны в локальных актах организации.

    Сфера применения отчетности также играет важную роль. Для работы с бухгалтерской документацией рекомендовано подбирать читаемый шрифт.

    Для составления любой официальной документации лучше всего выбирать Times New Roman или Calibri. Также подходят шрифты Arial и Helvetica.

    Определенные нормы при составлении служебных документов отсутствуют. ГОСТом предусмотрены параметры, максимально подходящие и допустимые в отношении всех символов.

    В отношении параметра шрифта в документе указаны нормы предпочтительного характера (12 или 14). От выбранного варианта документа зависит шрифт. Допустимы и разновидности, близкие к указанным параметрам. При выборе опираться надо на читабельность текста, восприятие информации как с экрана, так и с листа, а также используемый формат бланка (А4, А5, А2).

    При составлении государственной технической документации необходимо учитывать следующие действующие нормативно-правовые акты: ГОСТ 2 .105—95 и 7.32—2001. В указанных нормативах прописаны общие условия по отношению к формированию техдокументации.

    Указания по поводу шрифта и размеров в таблицах не предусмотрены. Определяется только стиль и размер самой таблицы. Нумеруется она в рамках всего документа арабскими цифрами. Под таблицей обязательно указывается ее наименование. Располагается она под ссылкой в тексте. С заглавных букв начинаются заголовки столбцов и граф. Не допускается использовать кавычки при замене повторяющихся слов.

    В таблице категорически запрещена графа, именуемая «Номер по порядку». Таблицу делят на части в том случае, когда графы и строки выходят за формат страницы. Слово «Таблица» упоминается один раз в левой части таблицы, над остальными частями помечают надписью «Продолжение таблицы» с указанием ее обозначения. Чертежи оформляются согласно ГОСТ 2 .304—81.

    Если в документах встречаются формулы, то записывать их следует в центре листа. В роли символов используют обозначения, установленные государственными стандартами. В том случае, когда в главном тексте нет объяснений символов и числовых коэффициентов, из которых состоит формула, то эти данные описываются под самой формулой. Каждый символ подлежит разъяснению с новой строки и в том порядке, в котором символы приведены в формуле. В первой строке разъяснений в обязательном порядке пишется слово «Где» (двоеточие ставить не допускается).

    Правила составления документаций помогут грамотно и верно оформить необходимую документацию.

    Источники:

    http://minsk.gov.by/share/deldoc/1/instrukcia_del.shtml
    http://journal.tinkoff.ru/news/gost-document/
    http://liveposts.ru/articles/hi-tech-at/informatsionnye-tehnologii/ispolzovanie-shriftov-v-ofitsialnyh-dokumentah-po-gostu
    http://kpfu.ru/publishing/trebovaniya-k-rukopisi/pravila-oformleniya-teksta-v-redaktore-microsoft
    http://nauka.club/deloproizvodstvo/otstupi-v-vorde-po-gostu.html

    Читать еще:  Невозможно определить объем услуг 44 фз
  • Ссылка на основную публикацию
    Статьи c упоминанием слов:

    Adblock
    detector