Какие журналы необходимо вести в организации

Журналы

Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень журналов, нужных для конкретной организации

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Требования к оформлению

Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

• Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
• Журнал по командировкам.
• Журналы воинского учета.

Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.

К документам предъявляются эти требования:

• Журнал прошивается.
• Должна присутствовать нумерация листов.
• В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.

К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
• Инструкция по технике безопасности.
• Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

• График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
• График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
• Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

• положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
• должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
• инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
• альбом форм документов по учету кадров;
• положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
• положение о персонале;
• коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

• прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
• далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
• личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
• трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

• о приеме работника на работу – форма Т-1;
• о приеме работников на работу – форма Т-1а;
• о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
• О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
• о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
• о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
• о направлении работника в командировку – форма Т-9;
• о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
• о поощрении работника – форма Т-11;
• о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

• о совмещении должностей (профессий);
• о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
• о возложении взысканий;
• о досрочном снятии взысканий;
• об изменении персональных данных работника;
• о присвоении разряда;
• о привлечении к сверхурочным работам;
• о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
• о дежурствах;
• об установлении или снятии персональных надбавок;
• об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

• об утверждении штатного расписания;
• о внесении изменений в штатное расписание;
• о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
• о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
• об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

• командировочное удостоверение – форма Т-10;
• служебное задание – форма Т-10а;
• записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
• записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
• акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

• простейший – в журналах;
• более совершенный – с помощью картотеки;
• и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

• Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
• журнал регистрации личных карточек (Т-2);
• журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
• журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
• журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

• Сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

• окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
• истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
• ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
• помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

О том, какие журналы должны быть в организации и на предприятии общественного питания обязательно, их регистрация и порядок оформления: журналы по пожарной безопасности, по технике безопасности, по электробезопасности, по экологии и другие

Каждая серьезная организация в обязательном порядке ведет определенный перечень журналов, с помощью которых фиксируется различные стороны деятельности внутри компании.

Существуют такие, которые ведутся для предоставления их в дальнейшем различным проверяющим органам, ведущим контроль за соблюдением норм и правил на предприятии.

Их необходимо заполнять в строгом соответствии с регламентом, ведь органы государственного контроля не примут неточных данных. О ом, какие журналы должны быть на предприятии расскажет эта статья.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке?

В зависимости от типа организации, а также сферы ее основной деятельности, обязательные к ведению журналы могут разниться.

Однако, существует один тип данного документа, ведение которого просто обязательно — это запись учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Несоблюдение данного правила может привести к штрафу со стороны Государственной трудовой инспекции в размере до 5 тысяч рублей. Впрочем, штрафные санкции не являются главной причиной обязательного ведения данного журнала.

Наибольшую опасность предоставляют судебные разбирательства со своими же сотрудниками, которые могут обратиться в соответствующие органы, если их трудовые книжки не учитываются необходимым образом.

Кроме того, в организации распространены следующие виды журналов:

Журнал трудовых договоров, фиксирующий трудовые договоры, заключенные с фирмой. Необходим он также для того, чтобы внутренняя документация предприятия была упорядочена должным образом. Данный вид документа не является строго обязательным для организации, но такой журнал могут потребовать проверяющие службы в ходе своей профессиональной деятельности.

Журнал приказов, в котором фиксируются различные приказы, принятые на предприятии. В подобного рода документе отображена вся подробная информация, на основании которой формируется заработная плата сотрудников, расчет отпускных и премий, а также иных выплат в соответствии с трудовым договором. В некоторых случаях, данный документ может использоваться в ходе судебного разбирательства, т.е. фактически он обладает юридической силой.

Журнал учета рабочего времени, учитывающий фактически отработанное время сотрудниками.

Книга ведения командировочных удостоверений. Такие книги ведутся теми организациями, специфика деятельности которых связана с разъездным характером работы своих сотрудников, т.е. командировки являются частью профессиональных обязанностей сотрудников.

Подобный документ позволяет регулировать периодичность данных поездок, а также выполнение сотрудниками возложенных на них обязательств.

Журнал учета больничных листов, в котором регистрируются листки временной нетрудоспособности. Ведение подобного документа позволяет сотруднику на законных основаниях рассчитывать на освобождение от работы на срок, указанный в больничном листе. Для компании же такой журнал полезен тем, что с помощью него фиксируется реально отработанное время сотрудника.

Журнал регистрации входящей и исходящей документации, в котором отображена информация о входящей и исходящей документации.

Есть и специальные журналы по экономике предприятия. Это может быть кассовая книга и журнал кассира-операциониста. В большинстве организаций расчет производится через кассовый аппарат — по наличному и безналичному расчету, поэтому ведение такой книги позволяет фиксировать все эти процессы. Регистрация журналов на предприятии ведется в отдельном журнале.

В случае, когда необходимости в кассовом аппарате нет, например, при оказании услуг населению, используются бланки строгой отчетности. Соответственно, в таких заведениях ведется журнал учета данных бланков, содержащих реквизиты и прочую информацию.

Мы уже говорили, что ведение определенного вида журналов может отличаться, в зависимости от сферы деятельности предприятия. Имеется ввиду, что один журнал может быть обязателен на определенном предприятии, а в другом его ведение не имеет никакого смысла. Чтобы было более наглядно, разберем несколько видов журналов, которые могут вестись в разного рода предприятиях.

Для предприятий общественного питания

Какие журналы должны быть на предприятии общественного питания? Стоит отметить, что все перечисленные ранее журналы могут вестись в абсолютно любом заведении, вне зависимости от того, каким видом деятельности оно занимается.

Ведение журнала учета трудовых книжек является обязательным для всех, а остальные журналы ведутся выборочно, в соответствии с желанием руководства.

Но, в отдельных организациях существует ряд специфических журналов, вести которые рекомендуется для того, чтобы предоставлять их различным проверяющим органам и инспекциям.

В частности, в заведениях общественного питания распространен бракеражный журнал, в котором отображается информация о качестве выпускаемой продукции. Вообще, понятие «бракераж» означает некий дегустационный процесс, в котором сравниваются вкусовые качества продукции, а также их внешний вид.

Там отображаются оценки относительного вкуса, консистенции каждого блюда, запаха и внешнего вида. Санитарный журнал — еще один важный документ, который требует особенного внимания к заполнению.

Документация по экологии

Журналы по экологии на предприятии часто называют еще первичными журналами.

Всего отличают несколько видов данных документов:

1. Учета выбросов в атмосферу (журналы ПОД, идущие под порядковыми номерами 1, 2 и 3).
2. Учета водоотведения и водопотребления.
3. Книга, в которой ведется отчетность, касающаяся движения отходов на производстве.

Ведение данной документации строго контролируется со стороны Росприроднадзора, поэтому их отсутствие является поводом для наложения штрафных санкций, как на саму фирму, так и на ответственное лицо, в обязанности которого входит ведение данных записей.

Обязательным также является журнал регистрации входящих и исходящих документов, который позволяет строго следить за всей документацией, которая поступает на фирму, и из нее исходит.

Журналы по безопасности

Какие журналы по технике безопасности должны быть в организации? Стоит отметить, что в любой структуре, штат которой составляет несколько человек, должно быть назначено специальное ответственное лицо, отвечающее за пожарную безопасность, а значит и журналы по пожарной безопасности в организации.

Сразу после назначения на эту должность, человек в обязательном порядке должен завести журнал по пожарной безопасности.

Стоит заметить, что этот документ составляется не в единственном экземпляре, а имеет несколько разновидностей, касающихся отдельных моментов.

Рассмотрим несколько основных видов данных документов:

Журнал, в котором фиксируется проведения инструктажа по технике пожарной безопасности и вводного инструктажа. По правилам, каждый человек, работающий на предприятии, обязан выслушать данную лекцию, прежде чем приступать к своим профессиональным обязанностям. Соответственно, в журнале отображается список людей, прошедших инструктаж, а также иная информация.

Журнал учета огнетушителей, в нем отображается информация, касающаяся состояния огнетушителей и иных средств, используемых для тушения пожара. Проверка производится раз в полгода, после чего результаты заносят в журнал.

Приведем также перечень журналов по электробезопасности на предприятии: это книга по проверке и испытаниям электроинструмента, а также журналы по электробезопасности на предприятии. Этот важный момент, так как пренебрежение данным фактором может привести к трагедии.

Журнал в котором отображается информация, относительно неполадок в системе автоматической защиты от пожаров. Сюда вносится причина возникновения неполадки, а также те меры, которые были применены для устранения данной причины. Теперь вы знаете какие журналы по пожарной безопасности должны быть в организации.

Регистрации распоряжений и приказов. Он необходим для поддержки в полном порядке документооборота предприятия.

Не нужно забывать и об обязательном журнале по охране труда. Перечень журналов по ОТ на предприятии можно найти здесь.

Требования по оформлению

А теперь рассмотрим порядок оформления журналов в организации. В зависимости от вида, отличается и его основное оформление как документа. Но, прежде всего должна быть проведена регистрация журналов в организации.

Имеется ввиду, что журналы которые должны быть в организации, нужно зарегистрировать в контролирующих органах либо на самом предприятии.

Журналы для организаций и предприятий требующих заполнения в строгом соответствии с установленными требованиями:

1. Журнал учета трудовых книжек, а также вкладышей в них.
2. Ведения командировочных удостоверений.
3. Воинского учета.

Требования к оформлению журналов в организации не слишком сложные. Журнал учета проверок, в нем отражается информация о проверках, проводимых различными надзорными органами и инспекциями.

Что касается остальных видов записей, то для них не существует определенной формы их заполнения. Следовательно, руководитель каждой конкретной фирмы может самолично устанавливать правила их заполнения, а также вид, в котором они будут вестись — письменный или электронный.

Однако, существуют определенные главы, которые должны быть отображены в книге учета в обязательном порядке:

• порядковый номер регистрации;
• дата проведения регистрации документа;
• примечание;
• краткое содержание.

Порядок ведения

Основные требования к оформлению записей, ведущихся соответствующим образом, необходимы для того, чтобы исключить подделку документа посредством выставления неправильного числа создания документа, либо избавления от документа, который изготовлен ранее.

Именно поэтому, журнал должен быть составлен и изготовлен следующим образом:

• журнал учета должен быть прошитым;
• должна быть соблюдена полная нумерация листов, начиная с первого и заканчивая последним;
• в конце него должна быть фраза, в которой говорится о том, что он прошит и пронумерован определенным количеством листов (в зависимости от документа), а также инициалы и личная подпись директора;
• под подписью директора должна располагаться печать самой организации.

Что касается обложки, то большой роли не имеет, будет ли она твердой или мягкой. Конечно, оптимальным вариантом является все-таки твердая обложка, в плане сохранности самого документа, ведь он хранится на протяжении 75 лет, т.е. точно такого же срока, что и сами документы, которые были учтены.

Заключение

Ведение журналов учета позволяет руководителям предприятия лучше систематизировать трудовые отношения со своими сотрудниками, а также упорядочивание документооборота внутри предприятия. К тому же, некоторые из них могут требовать в ходе различных проверок, поэтому лучше заранее позаботиться о том, чтобы в наличии были все учетные книги, которые могут представлять интерес со стороны надзорных органов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

Какие журналы необходимо вести в организации

режим работы: 9:00 — 17:30, пн-пт

адрес: 664056, г. Иркутск, ул. Академическая, 28/3

26 Фев Какие журналы по охране труда должны быть на предприятии

Перечень локальных нормативных актов, журналов и инструкций по охране труда, необходимых для каждого предприятия, зависит от специфики его деятельности и от того, какие профессиональные специальности задействованы в производственных процессах. Список журналов по технике безопасности, которые потребуется оформить в общем случае, приводится в данной статье.

В статье рассмотрены вопросы:

• Какие журналы по охране труда должны быть на предприятии;
• Описание журналов по охране труда;
• Порядок оформления и ведения журналов по охране труда.

Список журналов по охране труда, которые должны быть на предприятии

Поскольку охрана труда на предприятии является системой, обеспечивающей сохранность жизни и здоровья персонала в процессе трудовой деятельности, она регламентируется целым рядом документов. В перечень документации входят положения, приказы, программы, нормативные акты и журналы. Журналы по охране труда предназначены для учета и регистрации работ, связанных с соблюдением техники безопасности и охраны труда. Они необходимы для оперативного контроля в области охраны труда и для соблюдения установленных сроков проведения инструктажа. Формы журналов по охране труда, которые необходимы в большинстве случаев, утверждены постановлениями Минтруда России. Все они должны вестись в соответствии с ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Виды журналов по охране труда могут быть как обязательными для применения на каждом предприятии, так и специальными, ведение которых обусловлено видом деятельности конкретного предприятия.

Обязательные журналы по охране труда, необходимые на каждом предприятии:

Некоторые необходимые журналы по охране труда могут быть обусловлены спецификой производства:

1. Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям для работы в электроустановках
2. Журнал учета предрейсовых медосмотров водителей
3. Журнал регистрации наряд-допусков на работы повышенной опасности
4. Журнал учета, содержания и выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ)
5. Журнал испытаний средств защиты из диэлектрической резины
6. Журнал регистрации профессиональных заболеваний
7. Журнал регистрации огневых работ
8. Журнал учета работ по техническому обслуживанию и текущему ремонту зданий и сооружений

Описание основных журналов по охране труда

Журнал регистрации водного инструктажа

Содержит сведения о работниках, прошедших вводный инструктаж по охране труда и тех, кто его проводил с указанием темы, даты проведения и должностей. Каждая запись в журнале должна быть заверена подписью инструктируемого и лица, проводившего инструктаж.

Журнал регистрации первичного (повторного, внепланового, целевого) инструктажа на рабочем месте

В Журнал вносятся сведения о работниках, прошедших инструктаж, который должен организовать непосредственный руководитель работ. Инструктаж должен быть завершен устным опросом с целью проверки знаний и приобретенных навыков безопасных методов ведения работ. По результатам в журнале делается отметка о допуске к самостоятельной работе.

Журнал учета инструкций по охране труда на предприятии

Ведение журналов по охране труда, в которых регистрируются инструкции, должно быть поручено соответствующей службе или специалисту, отвечающему за этот вопрос в организации. Для удобства рекомендуется каждой инструкции по охране труда присваивать уникальный номер, а в наименовании указывать, для какой службы этот документ разработан. Образец журнала по охране труда предложен в Методических рекомендациях, утвержденных Постановлением Минтруда РФ №80 от 17.12.2002 г. На нашем сайте вы можете, зарегистрировавшись, скачать журнал по охране труда бесплатно.

Журнал учета выдачи инструкций работникам

Комплект инструкций по охране труда, действующих для каждого подразделения организации, должен храниться у руководителя данного подразделения. В этом журнале регистрируются инструкции, выданные на руки работникам для изучения. Образец журнала по охране труда предложен в Методических рекомендациях, утвержденных Постановлением Минтруда РФ № 80 от 17.12.2002 года.

Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу

К этой группе персонала относятся все работники, не занятые техническим обслуживанием электроустановок, но так или иначе использующие их во время работы. Тем из них, кто подвержен опасности поражения электрическим током, необходимо присвоить I группу по электробезопасности после проведения соответствующего инструктажа и устной проверки полученных знаний. Результаты проверки фиксируются в данном журнале. Заполнение журналов по охране труда с результатами инструктажа должно быть поручено ответственному работнику, имеющему III группу по электробезопасности.

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Форма этого журнала по охране труда утверждена постановлением Минтруда России № 73 24.10.2002 г. Заполнение журналов по охране труда, регистрирующих произошедшие в организации несчастные случаи, производится по результатам проверки случившегося и поручается специалисту службы охраны труда.

Журнал учета проверки знаний правил и норм работы в электроустановках

Типовая форма этого документа установлена Приложением 6 к «Правилам при охране труда при эксплуатации электроустановок», утвержденными приказом № 328н Минтруда РФ 24.07.2013 года. В журнале фиксируются результаты проверок, которые проходят работники, являющиеся электротехническим или электротехнологическим персоналом.

Журнал регистрации вводного инструктажа по пожарной безопасности

Такой инструктаж должен в обязательном порядке проводиться со всеми сотрудниками, принимаемыми на работу. Ведение и заполнение журналов по охране труда, связанных с пожарной безопасностью, поручается лицу, отвечающему за состояние пожарной безопасности на предприятии или тому специалисту, на которого эта обязанность возложена приказом.

Журнал учета обучения по охране труда

С целью профилактики производственного травматизма все сотрудники, работающие на предприятии, периодически должны проходить инструктаж по охране труда. По его окончанию проводится проверка. В журнале ведется учет посещаемости, фиксируется объем полученных знаний и успеваемость сотрудников. Форма ведения этого документа произвольная.

Журнал учета первичных средств пожаротушения

В целях своевременного осмотра и проверки средств пожаротушения, поддержания их в работоспособном состоянии, ведется этот журнал по охране труда. Заполняет журнал уполномоченный работник службы охраны труда. Форма его заполнения – произвольная.

Журнал учета 1-й и 2-й ступеней контроля за состоянием условий труда

Контроль за состоянием условий и охраны труда в организации должен осуществляться постоянно. По его результатам заполняется трехступенчатый журнал по охране труда или же ведутся два отдельных журнала. В первом учитываются результаты проверок 1-го и 2-го уровня, во втором – 3-го уровня. Проверка по 1-му уровню осуществляется руководителем подразделения совместно с общественным инспектором по охране труда ежедневно. По 2-му уровню проверка с целью устранения выявленных недостатков проводится еженедельно. По 3-му уровню проводится ежемесячная оценка рабочих мест специально созданной комиссией по охране труда во главе с главным инженером предприятия.

Журнал учета проверяющих (проверок)

В соответствии с действующим законодательством, Журнал учета проверок обязаны вести и юридические лица, и частные предприниматели. Типовая форма его введена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141. Этот документ содержит подробные сведения обо всех проводимых проверках по охране труда, выявленных нарушениях и выданных предписаниях.

Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям на работы повышенной опасности

К проведению таких работ допускаются только специалисты, имеющие соответствующий разряд и прошедшие специальный инструктаж и проверку. Унифицированная форма журнала учетатаких работ утверждена приказом №328н Минтруда РФ от 24.07.2013 года. В случаях, когда основанием для проведения работ является заказ-наряд, в журнале заполняются все графы. Когда основанием является распоряжение, графу 2 следует оставлять пустой.

Журнал учета предрейсовых медосмотров водителей

Обязанностью руководителя предприятия является организация медосмотров водителей, отправляющихся в рейсы. Результаты этих медосмотров фиксируются в данном журнале. Его форма приведена в «Инструкции о предрейсовых медосмотрах водителей» и утверждена приказом № 555 Минздрава СССР от 29.11.1989 г.

Журнал учета, содержания и выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ)

Форма ведения этого журнала установлена «Инструкцией по применению и испытанию средств защиты, используемых в электроустановках», она утверждена приказом Минэнерго № 261 от 30.06.2003 года. На его титульном листе должно быть указано наименование предприятия, наименование службы или номер участка, дата начала и окончания заполнения журнала.

Оформление журналов по охране труда

Все журналы по охране труда являются юридическими документами, поэтому к их оформлению и ведению предъявляются особые требования. Перед тем, как в журнал будут вноситься записи, он должен быть прошнурован и пронумерован. Нумерация журнала по охране труда – сквозная, она должна начинаться с титульного листа. Кончики шнура, которым прошиты все страницы, должны быть выведены на последнюю страницу, поверх них следует наклеить полоску бумаги, на которой следует указать количество прошнурованных и пронумерованных страниц. Надпись заверяется подписью лица, прошнуровавшего журнал, а также печатью и подписью руководителя предприятия. Печать необходимо поставить таким образом, чтобы ее часть находилась на наклеенной полоске бумаги, а часть – на обороте последней страницы журнала.

Новости

Обзор журналов по охране труда и требования к их заполнению сегодня 11.02.2020 07:21

В любой организации должны вестись журналы по охране труда, независимо от рода ее деятельности и степени опасности. Ряд из них предполагают строгую форму заполнения, некоторые – на усмотрение организации.

Основные виды журналов по охране труда

• «Регистрации инструктажа по ОТ» – наличие и состояние регламентировано ГОСТ 12.0.004-2015. Включает информацию о людях, принимаемых в штат.
• «Регистрации инструктажа на рабочем месте» – порядок ведения прописаны в ГОСТ 12.0.004-2015. Содержит данные по первичным, повторным, целевым, внеплановым инструктажам.
• «Учета инструкций по охране труда для работников» – порядок заполнения журнала указан в Постановлении Минтруда России №80 (Приложение №9). Учитывает все инструкции по ОТ.
• «Учета выдачи инструкций по охране труда» – заполнение ведется по Постановлению Минтруда России №80 (Приложение №10). Включает перечень инструкций, которые выдаются работнику.
• «Регистрации несчастных случаев на производстве» – заполняется в соответствии с Постановлением Минтруда и Соцразвития №73 (Приложение №1). Сюда вносят данные обо всех несчастных случаях, произошедших в организации или на ее прилегающей территории.
• «Проверки состояний условий и охраны труда» – призван контролировать состояние условий на рабочих местах. Не имеет регламентированной формы, заполняется на усмотрение ответственного лица.
• «Учета выданных направлений на медосмотр» – журнал также не имеет определенной формы заполнения. Ответственные сами вносят нужные данные за контролем над рисками возникновения профзаболеваний и состоянием здоровья штатных работников.
• «Присвоение 1-й группы электробезопасности» – ведение не нормировано. В журнал вписываются данные о прохождении определенной категорией работников первой группы электробезопасности.
• «Учета выдачи наряд-допусков» – здесь должны вписываться опасные работы, составленные на них наряды, допущенные работники, условия допуска задействованных лиц и другая информация на усмотрение руководства и ответственного за охрану труда.

Заполнять и вести эти журналы может только должностное лицо, имеющее удостоверение по охране труда и прошедшее предварительное обучение и проверку знаний. На должность сотрудник назначается Приказом по предприятию. В его должностные обязанности включается заведение, хранение, заполнение необходимых журналов.

Правила ведения журналов по охране труда на предприятии

На лицевой стороне каждого журнала пишется день, месяц и год, когда его завели и название отдела, по которому он ведется. Каждая страница должна иметь свой номер. Журнал нужно прошнуровать и опечатать печатью компании.

Все эти документы заполняются от руки. Делать это может только ответственное лицо, а не кто-то другой. Ни в коем случае нельзя:

• выдирать листы,
• оставлять чистыми страницы,
• пропускать строчки,
• закрашивать маркером или штрихом,
• зачеркивать написанное,
• вносить правки.

Поскольку человеческий фактор допускает неверное написание, оно может случиться. Однако действовать нужно не зачеркиванием или исправлением. Возьмите неверную строку полностью в скобки. Опуститесь вниз на строчку без пропусков и напишите строку заново правильно.

Если журнал потеряется или будет испорчен, его необходимо списать. При этом оформляют акт с указанием причины ликвидации этого пакета документов. Форма акта может быть произвольной.

Когда журнал по охране труда заполняется полностью, на титульном листе проставляется дата его окончания. Если ответственный за ведение журналов по ОТ и специалист по охране труда разные должности, первый должен передать на хранение законченный журнал второму. Срок хранения журналов 10 лет.

Как надо заполнять журналы регистрации инструктажа по охране труда

Рассмотрим, как должен заполняться такой журнал по графам:

1. «ФИО инструктируемого». Пишем фамилию, имя и отчество человека, проходящего инструктаж, в полном виде.
2. «Год рождения». Проставляем цифрами число, месяц и год, когда он родился.
3. «Профессия и должность». Указываем соответствующие наименования, а также пишем подразделение, согласно штатному расписанию.
4. «Вид инструктажа». Сюда заносим указание разновидности: внеплановый, повторный, первичный и так далее.
5. «Причина внепланового инструктажа». Вписываем, почему он проводится и ссылаемся на нормативный документ. Это касается только внепланового вида инструктажа. Если применен другой вид, эту графу журнала оставляем пустой.
6. «Номер или наименование инструкции». В этой графе вписываем данные по инструктажу, согласно нумерации и наименованию его в перечне остальных разработанных инструктажей.
7. «ФИО и должность инструктирующего». Вписываем фамилию, имя, отчество и занимаемую на предприятии должность того, кто проводит инструктаж.
8. «Подпись». Здесь должны подписаться оба: инструктор и инструктируемый работник.

Если по виду деятельности и должности необходима стажировка вновь принятого работника, после первичного инструктажа в этом журнале по охране труда надо заполнить еще несколько граф (относится только к первичному инструктажу):

1. «Стажировка на рабочем месте». Проставляется срок прохождения стажировки работником, назначенный руководителем подразделения.
2. «Стажировку прошел». Стажировавшийся сотрудник в этой графе журнала расписывается.
3. «Знания проверил, допуск к работе произвел». Проводивший инструктаж расписывается и ставит текущую дату.

Источники:

http://assistentus.ru/forma/zhurnal/
http://www.profiz.ru/sr/9_2004/1529/
http://101million.com/dokumenty/zhurnaly
http://421415.ru/2016/02/kakie-zhurnaly-po-oxrane-truda-dolzhny-byt-na-predpriyatii/
http://docsro.ru/novosti/news_post/obzor-zhurnalov-po-ohrane-truda-i-trebovaniya-k-ih-zapolneniyu-segodnya